Waarom  BCM en ik, ik en BCM?

Simon Sinek schrijft in zijn boek “Begin met het waarom”. Wellicht dat ik mijn ‘waarom’ duidelijk maak met hetgeen hieronder is beschreven.

De eerste confrontatie

Voor de eerste keer dat ik werd geconfronteerd met een calamiteit in een rekencentrum moet ik teruggaan naar de jaren 70 van de vorige eeuw. Een niet commerciële organisatie was mijn werkgever en informatieverwerking bestond toen uit batch verwerking geheel gebaseerd op ponskaarten en ponsbanden. We werkten in 3 ploegendiensten, 24/7 en het gehele jaar door. Op een zeker moment ontstond er een storing in het computersysteem. Een computer uitwijk centrum bestond in die tijd nog niet en de aard van de informatie maakte het ook zeer moeilijk om bij een ander bedrijf te gaan verwerken. De verwerking op zich was niet moeilijk want de datadragers, schijven en ponskaarten konden makkelijk getransporteerd worden naar een andere locatie en daar de verwerking van de informatie weer opstarten. Echter na een tijd werd het gemis aan verwerkte informatie goed voelbaar en de ontvangende partijen drongen aan op maatregelen.

Een oplossing werd gevonden bij een organisatie die de restcapaciteit van haar computersysteem aan ons beschikbaar kon stellen. Vanaf ‘s-middags 5 uur tot de volgende ochtend 4 uur konden we gebruik maken van dat computersysteem. Vanwege de aard van de informatie hadden we elke dag een aantal uren daarna nodig om alle gegevens te wissen door bijvoorbeeld ‘high values’ in het centrale geheugen te plaatsen dat toen maar 32Kb bedroeg 😊. Er mocht niets, maar dan ook niets, aan informatie achterblijven.

En geloof het of niet, ik vergeet nooit meer een nacht van vrijdag op zaterdag en dat het in de computerzaal waar we naar uitgeweken waren het behoorlijk stil werd. Hier was iets niet in de haak en dat bleek al vrij snel want een dun sliertje rook kwam uit de centrale processor. Oorzaak? Een transformator was doorgebrand maar kon gelukkig snel worden hersteld.

We hebben een aantal weken gebruik kunnen maken van de ‘uitwijkomgeving’. Op het moment dat ons eigen computersysteem weer in gebruik genomen kon worden waren we in staat om de ene batch op ons eigen systeem te verwerken en de andere bij de organisatie die de restcapaciteit beschikbaar stelde waardoor de achterstanden snel werden ingelopen. Een tijd lang reed er een auto met schijven en ponskaarten naar de ‘uitwijklocatie’.

Vanwege het niet commerciële karakter van de organisatie bleef de gevolgschade hier beperkt tot organisatorische chaos in de eerste weken. Voor mij persoonlijk was het privé een spannende tijd omdat ik meer aan het werk was dan dat ik thuis was voor een aantal wekenlang.  

Een tweede confrontatie

Het tweede voorval gaat terug naar de midden jaren 80 van de vorige eeuw. Hier gingen de gevolgen heel wat verder dan organisatorische chaos. Ik werkte destijds bij een IT-servicebureau waar we voor veel klanten de informatieverwerking deden. Het in eigen beheer hebben van (grote) computersystemen was destijds kostbaar. De hoeveelheid van informatie die verwerkt moest worden vroeg ook hier om te werken in 3 ploegendiensten. De afhankelijkheid van de te verwerken informatie was enorm. Veel informatie werd nog verwerkt op basis ponskaarten maar ook vanaf tape werd veel informatie verwerkt. Als de informatie niet tijdig werd verwerkt dan kon dit grote gevolgen, financieel, reputatie, etc., hebben voor onze klanten, hetgeen ook later bleek en het einde van onze organisatie inzette.

Lang ging het dus goed en de klanten waren tevreden totdat op een maandagochtend om omstreeks 10.00 uur een storing ontstond in het centrale mainframe. De technicus van de computerleverancier was vrij snel aanwezig en dacht het probleem in 10 minuten wel opgelost te hebben. Een ernstige misrekening die hij ook niet had verwacht. De geschatte 10 minuten werd 14 dagen! Als je, je niet kunt voorstellen tot welke gevolgen dit heeft geleid dan kan ik je deze uit eigen ervaring vertellen.

De eerste gevolgen die het merkbaar waren, was het terugdringen van de 3 ploegendienst van 2 naar 1 shift omdat er veel minder informatie verwerkt moest worden dan voorheen. Een bureau deed onderzoek om te na te gaan hoe de organisatie voortgezet kon worden. Personeelsbestand was gebaseerd op de grote order portfolio die echter hard achteruitging door het voorval. Nog winstgevende onderdelen van het bedrijf werden verkocht en andere onderdelen werden gestopt.

Een van de consequenties was ook dat het personeelsbestand verminderd moest worden. Juist in een tijd van grote werkloosheid en waar je toen, als je 40 jaar was, al was uitgerangeerd voor de arbeidsmarkt. Ook de hypotheekrente steeg in die tijd naar 13 procent terwijl we als medewerkers 6 procent rente hadden. Veel, heel veel medewerkers werden ontslagen. De ellende die dat met zich meebracht was ongekend en bracht ook enorm veel onzekerheid en leed. Veel collega’s hebben door de marktomstandigheden destijds geen nieuwe baan meer kunnen vinden.

De organisatie was niet voorbereid op een dergelijke calamiteit en had dus ook geen voorzorgsmaatregelen getroffen zoals bijvoorbeeld computer uitwijk bij het Computer Uitwijk Centrum (CUC) in Lelystad destijds. Wel werd er gezegd: “We waren in gesprek met het CUC, maar het was zo duur!” Maar wat is duur? Je zult ook moeten uitrekenen hoeveel gevolgschade je kunt voorkomen met een uitwijkcontract. Het is niet met zekerheid te zeggen maar dit had de organisatie voorlopig kunnen redden. Op langere termijn zou het verwerken van informatie bij een IT-servicebureau toch een andere richting inslaan omdat toen de tendens was om informatie ‘in huis’ te gaan verwerken.

Een nieuwe toekomst

Ik was ook 1 van de medewerkers die ontslag werd aangezegd. Wel werd geprobeerd het eerste leed te verzachten door compenserende maatregelen die op korte termijn enig soelaas brachten. Echter op langere termijn moest er inkomen zijn voor levensonderhoud, de hypotheek moest betaald worden en ook aan andere financiële verplichtingen moest voldaan kunnen worden. Er zat maar 1 ding op en dat was solliciteren, solliciteren en nog eens solliciteren. Er was toen een overschot aan arbeidskrachten en daarbij zat ik met het probleem van 7 procent hogere hypotheeklasten die in meer of mindere mate in een salaris gecompenseerd moest worden. Dat bleek dus in de praktijk een enorm struikelblok.

Aan alle onzekerheid kwam een einde toen ik solliciteerde op een vacature bij het Computer Uitwijk Centrum in Lelystad. Op 1 juli 1985 trad ik in dienst bij het Computer Uitwijk Centrum (CUC) in Lelystad en maakte ik kennis met mijn leidinggevende Wim Roos. Ik zal het eerste gesprek met hem niet volledig weergeven maar in de kern heeft hij mij in de gelegenheid gesteld om de eerste stappen te zetten in wat nu Business Continuity Management of Business Resilience wordt genoemd. Hij gaf me de vrije hand om mijn ideeën hierover uit te voeren, toe te passen en verleende mij alle steun. Een belangrijke steunpilaar voor mij waarop ik kon bouwen!

De ervaring met calamiteiten waren de basis en de motivatie om het concept IT Disaster Recovery verder uit te werken. Samen met een collega Henk Overtoom, de grondlegger van computer uitwijk in Nederland, de “Disaster Recovery Methodology“ ontworpen. Eén van de eerste methodes op dit gebied. Meer dan 14 jaar klanten geholpen om zich voor te bereiden op calamiteiten in de breedste zin. Niet alleen denken aan computeruitval maar ook andere bedreigingen die de reputatie kunnen schaden, gevaarlijk zijn voor de gezondheid en veiligheid van medewerkers en bezoekers en bedreigingen die de levering van producten en diensten kunnen verstoren.

In 1999 ben ik overgestapt naar de Belastingdienst om daar de rol op te nemen van Business Continuity Manager en in het begin een grootschalig project opgezet waarin alle bedrijfsonderdelen van de Belastingdienst werden onderworpen aan een Business Impact Analyse. Tijdens mijn werkverband met de Belastingdienst is het BCM-team gegroeid en heb ik in 2007 afscheid genomen om samen met een partner een BCM-opleidingsinstituut te beginnen.

Vanaf 2012 ben ik zelfstandig consultant en voer regelmatig nog BCM-opdrachten uit. Voor de Security Academy in Woerden heb ik o.a. een post HBO BCM geschreven en regelmatig groepen studenten mogen verwelkomen.

Door de ervaring van 2 calamiteiten in rekencentra en de gevolgen ervan beschouw ik Business Continuity Management als mijn missie en passie om organisaties ervan te overtuigen om voorbereid te zijn om gevolgen van calamiteiten in welke vorm dan ook te kunnen beheersen. Hier niet altijd een financiële impact gebruiken om het wel of niet te doen maar ook gebaseerd op maatschappelijke verantwoordelijkheid naar medewerkers en alle andere ‘stakeholders’ die belang hebben in een goed werkende organisatie. Ik heb te veel ellende gezien van organisaties die niet waren voorbereid.

Dit is mijn waarom ik nog steeds mijn missie vol passie wil voortzetten om nut en noodzaak van Business Continuity Management met ook dit naslagwerk onder de aandacht te brengen.

Ik wens jouw en jouw organisatie het niet toe, maar de mogelijkheid is er dat ook jouw organisatie wordt getroffen door een ongewenste gebeurtenis.

Mijn advies ‘wees voorbereid’ het kan veel ellende schelen als die ongewenste gebeurtenis jouw organisatie en jouw persoonlijk toch treft.

Meer dan 30 jaar heb ik kennis opgedaan met Business Continuity Management. Kennis is er om te delen en niet om te bezitten. Dat is mijn motto!  Want kennis is van geen waarde, tenzij je deze in de praktijk brengt.

Het morele kompas van elke organisatie zou ook continu in de richting van continuïteit moeten wijzen.